Rechte und Pflichten ergeben sich aus dem neu gefassten § 14 Abs 1 UStG und dem BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024. Eine E-Rechnung ist damit genau definiert. Hierzu wurde schon 2017 die europäische Norm EN 16931 veröffentlicht. Für diese Norm gibt es länder- und branchenspezifische Erweiterungen.
Grob gesagt sind E-Rechnungen elektronische Rechnungen, die einem definierten Format entsprechen. Es muss ein strukturierter Datensatz nach der Norm EN16931 enthalten sein. Das kann beispielsweise mit einem EDI Format, einer XRechnung oder einer sogenannten ZUGFeRD Rechnung umgesetzt werden.
Der Gesetzgeber unterscheidet nun zwischen den genormten E-Rechnungen (mit strukturiertem Datensatz) und den sonstigen Rechnungen – welche alle anderen Rechnungsformate, egal ob elektronisch, oder in Papierform übermittelt, darstellen.
Es gibt grundsätzlich eine Pflicht im B2B Bereich (Unternehmer untereinander im Inland, aber auch im Rechnungsverkehr mit öffentlichen Stellen) E-Rechnungen zu erstellen.
Die Regelungen gelten sinngemäß genauso für Gutschriften.
Allerdings gibt es Ausnahmen und Übergangsregelungen.
Das XRechungsformat verlangen öffentlichen Stellen, wie Behörden, Gemeinden, Städte, aber auch z.B. Universitäten oder die Deutsche Bahn.
Zu erkennen ist dies leicht an der übermittelten "Leitweg-ID"
Zwischen Unternehmen kann eine Leitweg ID individuell festgelegt werden - diese wird von keiner Stelle vergeben.
Bei öffentlichen Auftraggebern müssen meist weitere Voraussetzungen für die Übermittlung der Rechnung erfüllt werden. Hierzu gibt es FAQ von Lexware.
Vorteil der ZUGFeRD-Rechnung ist, dass es einen einfach zu lesender PDF-Teil gibt. Bei Abweichungen zwischen PDF und XML ist der maschinenlesbare Datensatz bindend.
In diesen Fällen sind weiterhin „sonstige Rechnungen“ möglich.
..und zwar ohne zusätzliche Kosten:
In der Lexware faktura + auftrag , warenwirtschaft oder handwerk premium erstellen sie wie gewohnt Ihre Ausgangsrechnungen und versenden diese über den in den Kundenstammdaten hinterlegte Format - ab Version 2025 ohne Zusatzkosten!
Lesen könne Sie die E-Rechnungsformate XRechnung und ZUGFeRD in der Buchhaltungsprodukten von Lexware buchhaltung basis - plus , pro und premium.
Anfang 2025 soll auch in die Fakturierungsprogramme die Möglichkeit integriert werden E-Rechnungen anzeigen zu lassen.
Lexware office bietet ebenso die Möglichkeit E-Rechnungen zu erstellen und auszuwerten.
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